毕业论文应制作成word格式电子文档，统一采用机打形式，用A4纸、宋体字（另外注明除外）、非稿纸格式单面打印。具体档案构成及要求如下：
一、目录：另页打印，一页写完。第一行，空；第二行，写“目录”二字，三号字黑体，居中；第三行，空；第四行开始写目录的具体内容（即将毕业论文档案结构中的各部分内容名称及在文中的页码列出，内容名称和页码之间用“…”相连；页码从“中文摘要”开始标记，插入页脚，居中），四号字黑体。目录应含以下各项内容：
中文摘要（含关键词）；英文摘要（含关键词）；论文正文及一级小标题；注释；参考文献目录。
（注：目录中一般不罗列二级标题；一级标题要空四个空格后再输入汉字。参见范例）
二、内容摘要（含关键词）
（一）中文摘要（含关键词）：另起一页，与英文摘要（含关键词）同页打印。第一行，空；第二行，写“中文摘要”四字，小三号字黑体字，居中；第三行，空；第四行开始，写摘要的具体内容，小四号字。在摘要之后另起一行空两格写“关键词”三字，小四号字黑体，加冒号，接着写关键词的具体内容，小四号字，各关键词间空两格，不需使用标点符号。
（二）英文摘要（含关键词）：在中文摘要（含关键词）后空一行开始打印，用“Times New Roman”字型。除摘要标题（ABSTRACT）用小三号字外，其他用四号字打印。外文摘要和关键词要求用词正确，语法规范，书写标准，并能准确体现中文摘要和关键词的基本精神。其他要求参见“中文摘要（含关键词）”。
三、正文(含标题)：第一行，空；第二行，写（主）标题，小二号字黑体，如有副标题，则置于主标题下一行，三号字黑体，主、副标题均应居中；再空一行，开始写正文内容，小四号字（外文采用四号“Times New Roman ”字型）。
（一）小标题格式：正文各章节（部分）应有小标题（小标题均用黑体字），以标示各章节（部分）的内容要点。小标题的序号从大到小的顺序写法应为：一级小标题（小三号字）：“一、”；二级小标题（四号字）：“（一）”；三级小标题（小四号字）：“1．”；四级小标题（小四号字）：“（1）”。一级小标题应独占行，上下还应各空一标准行，居中，末尾不加标点。其他小标题可据长短确定是否独占行，若独占行则末尾不加标点，否则标题后需加句号。
（二）正文中的注释编号的格式：[编号]，如“[1]”。注释编号应上标。
（三）正文页面设置为：上2cm，下2cm，左2.5cm，右1.5cm，装订线0.5cm，页眉1.2cm，页脚1.5cm。
（四）正文选择格式段落为：固定值，行间距为22磅，段前、段后均为0磅。标题可适当选择加宽，可设置为：段前、段后均为3磅。
(五）论文中图表的格式规范
正文中所有图、表都应有编号和图题、表题。
图、表的编号分别由“图”“表”和从1开始的阿拉伯数字组成，例如：“图1”“图2”，“表1”“表2”等。图、表的编号可以一直连续到文末，图表较多时，也可分章编号。
图题、表题即图、表的名字，每个图、表都应有图题、表题，并置于图、表的编号之后，与编号之前空一格排写。图的编号和图题置于图下方的居中位置，表的编号和表题置于表上方的居中位置，字体采用小四黑体。
图与其图题不得拆开排写于两页，插图处的该页空白不够排写该图整体时，可将其后文字部分提前排写，将图移至次页最前面。
表与其表题不得拆开排写于两页。表格允许下页接写，接写时应重复表的编号，后跟表题(可省略)和“(续)”，如“表1（续）”。续表均应重复表头。
如需交代资料来源，还应在图或表的下方注明“资料来源：”；如有补充说明，应以“注：”的形式进行说明。顺序为：先“注”，后“资料来源”。
四、注释：另起一页，一页写不完可续页。第一行，空；第二行，顶格写“注释”二字，加冒号，小四号字黑体；第三行，空；第四行，开始写注释的具体内容，五号字。
注释的编写格式为：
（一）期刊类文献的格式：[编号]作者.文章题目[J].期刊名,年份,（期数/卷号）:页码.
如：[1]王文.论现代派文学的颓废意识[J].外国文学研究,2000,（6）:23.
（二）书籍类文献的格式：[编号]作/编者.书名[文献类型标识].译者（如果是外文书籍）.出版地:出版者,出版年份:页码.
书籍类文献类型标识主要有：专著[M]、论文集[C]、学位论文[D]、科研报告[R]、国际或国家标准[S]、其他文献[Z]。
如：[1] 罗·琼斯.后现代主义文化概论[M].张三译.北京:人民出版社,1998:253-254.
（三）报纸类文献的格式：[编号]作者.文章题目[N].报纸名,出版年-月-日（版次）.
如：谢希望.创造学习的新思路[N].人民日报,2002-10-08(10).
（四）专著/论文集中的析出文献的格式：[编号]析出文献作者. 析出文献题目[A].原文献作/编者.原文献题名[M/C].出版地:出版者,出版年份:页码.
如:[1]方平.希望在人间——论《呼啸山庄》[A].艾·勃朗特.呼啸山庄[M].方平译.上海:上海译文出版社,2000:序5.
（五）电子类文献的格式：[编号]作者.电子文献题目[文献类型/标识].电子文献的出处或可获得地址，引用日期。
电子文献类型主要有：数据库[DB]、计算机程序[CP]、电子公告[EB]；电子文献标识主要有：磁带[MT]、磁盘[DK]、光盘[CD]、联机网络[EB/OL]。
如:[1]漓江烟雨.我的爱慢慢飘过你的网[EB/OL].hppt://www. 21gbook.com/xs/x1.htm, 2005-12-28.
（注：建议同学们可先采用自动生成注释的形式，最后定稿时再改为如上标记的“文末注释”的形式。这样可以减少一些不必要的麻烦。】
每篇毕业论文注释不得少于8个。文学作品的引文只在论文第一次引用时做注，并在后面用括号注明以下文字：以后同一作品引文均据此版本，不再一一注出，其他引文在句末标出页码即可。
五、参考文献目录：不另起一页，紧接注释内容后空两行顶格写“参考文献目录”六字，加冒号，小四号字黑体；再空一行开始写参考文献目录的具体内容，五号字。参考文献目录的编写格式同注释的编写格式，但不需注明页码。
参考文献目录数应多于注释数，要达到10—15个。它的排序是先著作文献后刊物文献，然后再按出版时间顺序排列。
六、页眉：毕业论文档案结构的所有内容（除了封面以外，其他的包括目录、诚信承诺、摘要、正文、注释、参考文献目录）都应有页眉。页眉上键入“嘉应学院毕业论文(设计)”字样，小五号字，居中。
七、电子稿：毕业论文定稿完成后，以班为单位刻录成光盘，每位同学建立一个文件夹，文件内容应包括毕业论文定稿的所有内容(含目录、中英文摘要、正文、注释、参考文献等)，文件名为“学号+姓名”，如2040411203张三。也就是说，档案袋中要包括答辩所需的相关表格和论文定稿。
